Y Bil Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) – Cyfnod 1

Adroddiad ar Argymhellion y Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau

Argymhelliad 1

Rydym yn argymell bod y Cynulliad yn cefnogi egwyddorion cyffredinol y Bil.

Rwy'n ddiolchgar i Bwyllgorau'r Cynulliad Cenedlaethol a'r rhai sydd wedi cyfrannu at y gwaith craffu cadarn ar y Bil hyd yma. Rwy'n falch bod y Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau wedi gallu argymell y cytunir ar yr egwyddorion cyffredinol.

Argymhelliad 2

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 i’w gwneud yn ofynnol i’r Ombwdsmon ymgynghori â rheolyddion cyn cychwyn ymchwiliad ar ei liwt ei hun

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae'r argymhelliad yn cyfeirio at ofyniad i'r Ombwdsmon ymgynghori â rheolyddion cyn cychwyn ymchwiliad ar ei liwt ei hun. Er fy mod yn derbyn yr argymhelliad hwn, hoffwn fynd ymhellach a mynnu bod yr Ombwdsmon yn ymgynghori â'r bobl hynny y mae'r Ombwdsmon yn eu hystyried yn briodol, gan gynnwys comisiynwyr a rheoleiddwyr yng Nghymru.

Argymhelliad 3

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 fel bod adran 8(9) yn rhoi gofyniad ar yr Ombwdsmon i gadw cofrestr o’r holl gwynion a dderbynnir, nid dim ond cwynion llafar yn unig.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Nodaf fod Llywodraeth Cymru hefyd wedi codi sylwadau yn y maes hwn, y gellir mynd i'r afael â hwy ar yr un pryd.

Argymhelliad 4

Rydym yn argymell bod yr Ombwdsmon yn myfyrio ar y dystiolaeth a gawsom mewn perthynas â materion gweithredol ynghylch gwneud ac atgyfeirio cwynion ac yn ystyried hyn wrth ddatblygu canllawiau ar wneud cwynion. Y meysydd y credwn y dylai hyn ei gynnwys yw:

§ Gwirio cwynion llafar;

§ Cyfeirio pobl at wasanaethau eiriolaeth perthnasol; a

§ Lleihau’r gost o wneud cwyn.

Nodaf fod yr argymhelliad hwn wedi'i wneud i'r Ombwdsmon. Fodd bynnag, rwy'n cytuno â'r egwyddor ac o ystyried ei bod yn adlewyrchu arfer da, byddwn yn gofyn i'r Ombwdsmon adlewyrchu argymhelliad y Pwyllgor wrth ddatblygu canllawiau ar wneud cwynion.

Argymhelliad 5

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 i sicrhau y rhoddir ystyriaeth ddyledus i ganllawiau anstatudol presennol mewn perthynas â gweithdrefnau ymdrin â chwynion.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Byddaf yn ei gwneud hi'n glir na fydd y gweithdrefnau enghreifftiol o ymdrin â chwynion a osodwyd gan yr Ombwdsmon yn diystyru unrhyw ganllawiau fel “Gweithio i wella – Lleisio pryder am y GIG yng Nghymru”.

Argymhelliad 6

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 i gryfhau’r dyletswyddau a’r cyfrifoldebau’n ymwneud â’r Gymraeg.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Yn ystod y dystiolaeth i'r Pwyllgor ar 25 Ionawr 2018, cytunais y gellid cryfhau'r rhwymedigaethau o amgylch strategaeth iaith Gymraeg yr Ombwdsmon (adran 71 y Bil). Byddaf, mewn ymgynghoriad ag eraill fel Comisiynydd y Gymraeg, yn ystyried y ffordd orau o gyflawni hyn.

Argymhelliad 7

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn ystyried y dystiolaeth a gawsom mewn perthynas ag adran 68 ac yn ceisio dod o hyd i gydbwysedd rhwng amddiffyniad rhag datgelu adroddiadau drafft heb ganiatâd, a diogelu Archwilydd Cyffredinol Cymru fel na fydd yn cael ei annog rhag peidio ag ymgysylltu â’r Ombwdsmon.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Dylid diwygio adran 68 i ystyried ystod lawn o swyddogaethau Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Argymhelliad 8

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 i amddiffyn Archwilydd Cyffredinol Cymru rhag hawliadau difenwi wrth weithio ar y cyd â’r Ombwdsmon.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Dylid diwygio adran 70 i sicrhau bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cael ei ddiogelu rhag hawliadau difenwi wrth weithio gyda'r Ombwdsmon.

Argymhelliad 9

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn ystyried cyflwyno gwelliannau yng Nghyfnod 2 i ystyried y materion a godwyd mewn perthynas â’r darpariaethau archwilio yn Atodlen 1 gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Derbyniaf egwyddor yr argymhelliad hwn. Awgrymodd Archwilydd Cyffredinol Cymru newidiadau i baragraff 17 o Atodlen 1, i: (1) adlewyrchu arfer gorau o ran gofyn i'r Archwilydd Cyffredinol fod yn fodlon ar p'un yw'r Ombwdsmon wedi gwneud trefniadau ar gyfer sicrhau agwedd ddarbodus, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd, a (2) cael gwared ar y terfyn amser o 4 mis i'r Archwilydd Cyffredinol osod copi ardystiedig o gyfrifon yr Ombwdsmon gerbron y Cynulliad.

Derbyniaf y newid cyntaf a awgrymwyd. Cododd yr Archwilydd Cyffredinol y mater o ran cysondeb yn neddfwriaeth archwilio yn ei lythyr at y Pwyllgor Cyllid dyddiedig 6 Hydref 2017 yr wyf wedi ymateb iddo ar 7 Tachwedd 2017. Nodaf nad yw'r mater yn unigryw i'r trefniadau archwilio ar gyfer yr Ombwdsmon ac yn cydnabod bod anghysondebau yn y terfyn amser archwilio statudol ar draws llawer o gyrff y sector cyhoeddus. Byddaf yn ystyried y ffordd orau i fynd i'r afael â'r mater hwn a byddaf yn adlewyrchu'r canlyniad yn ystod Cyfnod 2.

Argymhelliad 10

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyhoeddi Memorandwm Esboniadol diwygiedig ac Asesiad Effaith Rheoleiddiol cyn Cyfnod 2 gan roi ystyriaeth i argymhellion y Pwyllgor.

Rwy'n gwrthod y gwelliant hwn. Nid wyf yn teimlo y byddai'n briodol diwygio'r Memorandwm Esboniadol cyn trafodion Cyfnod 2. Mae Rheolau Sefydlog y Cynulliad yn darparu mecanwaith ar gyfer diwygio'r Memorandwm Esboniadol ar ôl trafodion Cyfnod 2 (Rheol Sefydlog 26.27) sydd wedi dod yn arfer safonol.

Pe bai'r Bil yn mynd rhagddo, byddaf yn cyhoeddi Memorandwm Esboniadol diwygiedig ar ôl Cyfnod 2 sy'n ystyried unrhyw newidiadau a wnaed i'r Bil. Fodd bynnag, rwy'n fodlon ystyried a oes tystiolaeth fwy cadarn bellach ar gael ac asesu a oes angen gwneud newidiadau i amcangyfrifon cost yn sgil hynny. Byddaf yn rhoi diweddariadau ysgrifenedig i'r Pwyllgor wrth i'r gwaith hwn fynd rhagddo.

Argymhelliad 11

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn gwneud dadansoddiad pellach ac yn diweddaru’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol i gynnwys rhagor o fanylion mewn perthynas â pha sectorau ac awdurdodau rhestredig sydd fwyaf tebygol o ysgwyddo baich y costau sy’n gysylltiedig â’r Bil.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae'r Memorandwm Esboniadol yn nodi nad yw'n bosibl darogan pa gyrff cyhoeddus y bydd llwyth achosion yr Ombwdsmon yn y dyfodol yn berthnasol iddynt. O'r herwydd, nid yw'n bosibl dweud, gyda sicrwydd rhesymol, ar ba gyrff cyhoeddus y bydd y costau'n disgyn. Fodd bynnag, gellid ehangu'r Memorandwm Esboniadol i gynnwys dadansoddiad o lwyth achosion yr Ombwdsmon dros, dyweder, y pum mlynedd ddiwethaf. Byddai hyn yn rhoi syniad i ba rannau o'r sector cyhoeddus y gallai'r costau ddisgyn.

Wrth roi tystiolaeth ar 10 Hydref 2017 i'r Pwyllgor Cyllid mewn perthynas â'i Amcangyfrif ar gyfer 2018-19, nododd yr Ombwdsmon newidiadau yn y patrwm o gwynion. Er enghraifft, nododd yr Ombwdsmon y newidiadau yn nifer y cwynion o fewn un sector - y GIG yng Nghymru. Nodir hyn yn Adroddiad y Pwyllgor Cyllid, Craffu ar Amcangyfrif Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2018-19.

Felly, byddai angen i ddadansoddiad o'r fath gael naratif i egluro'r ansicrwydd cysylltiedig, a fyddai'n sylweddol.

Argymhelliad 12

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn ailystyried lefelau’r costau ar gyfer staff newydd a chostau rheolaidd yn ymwneud â staff.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Nodaf farn y Cynghorydd Arbenigol fod yr amcangyfrifon ar gyfer rhai costau uniongyrchol nad ydynt yn ymwneud a chyflogau yn ymddangos yn rhy uchel ac efallai eu bod wedi'u gorbwysleisio, gan gyfeirio'n benodol at y canlynol:

costau trosglwyddo (neu 'untro') y mae'r amcangyfrif yn £5,000 ar gyfer pob aelod newydd o staff;
ffioedd proffesiynol y mae'r amcangyfrif o'r gost yn £5,000 y flwyddyn ar gyfer pob aelod newydd o staff ar gyfer y pwerau i gynnal ymchwiliadau ar ei liwt ei hun a gweithdrefnau trin cwynion (cyfanswm o bedwar aelod newydd o staff); a
chostau swyddfa eraill y mae'r amcangyfrif hwn yn £5,000 y flwyddyn ar gyfer pob aelod newydd o staff. Disgwylir i gostau o'r fath gael eu hysgwyddo ar gyfer pob pŵer newydd o dan y Bil ac eithrio i ymchwilio i wasanaethau iechyd preifat mewn llwybr gwasanaeth iechyd cyhoeddus/preifat nad oes angen staff ychwanegol ar ei gyfer.

Byddai unrhyw newidiadau yn lleihau yn hytrach na chynyddu costau cyffredinol y Bil. Yn ystod y sesiwn dystiolaeth ar 25 Ionawr 2018, bu imi gadarnhau bod yr amcangyfrif o gostau wedi bod yn seiliedig ar dystiolaeth gan yr Ombwdsmon.

Ar gais y Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau, nodais, mewn llythyr dyddiedig 8 Chwefror 2018, ymatebion i Adroddiad y Cynghorydd Arbenigol. Roedd y llythyr yn cynnwys gwybodaeth am y sail ar gyfer yr amcangyfrifon o gostau staff nad ydynt yn gyflogau a chostau eraill. Nododd, yn arbennig, fod yr amcangyfrif o gostau swyddfa eraill rheolaidd o £5,000 y flwyddyn ar gyfer pob aelod newydd o staff yn adlewyrchu llai na 40 y cant o gostau uned presennol yr Ombwdsmon (£13,000 y flwyddyn ar gyfer pob aelod o staff).

Er fy mod yn cydnabod bod y ffigurau yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn adlewyrchu tystiolaeth gan yr Ombwdsmon a'r costau yr aeth ei swyddfa iddynt, byddaf yn ailystyried lefelau'r amcangyfrifon. Byddaf yn asesu a oes tystiolaeth ddigonol a phriodol i awgrymu y dylid diwygio'r amcangyfrifon, gan ddiwygio'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol fel y bo'n briodol.

Argymhelliad 13

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn diweddaru’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol er mwyn darparu mwy o eglurder ynghylch y costau uned posibl ar gyfer ymchwiliadau ar ei liwt ei hun.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Dywed Adroddiad Cyfnod 1 fod “costau’r cynnig yn ymwneud ag ymchwiliadau ar ei liwt ei hun yn rhoi sicrwydd inni yn gyffredinol. Fodd bynnag, credwn y byddai’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn cael ei gryfhau pe bai mwy o eglurder ynghylch yr amrediad posibl o gostau ar gyfer ymchwiliadau ar ei liwt ei hun”. Mae'n cyfeirio at dystiolaeth gan Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid, a roddodd ffigurau ar gost ymchwiliad ar ei liwt ei hun, gan nodi bod y gost rhwng £9,100 a £13,700.

Yn ystod y sesiwn dystiolaeth i'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau ar 25 Ionawr 2018, bu imi gadarnhau nad oedd y ffigurau a ddyfynnwyd gan Ysgrifennydd y Cabinet wedi'u cynnwys yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol a'u bod ychydig yn gamarweiniol. Roedd hyn oherwydd, ymddengys fod y ffigurau wedi deillio o rannu'r gost uniongyrchol barhaus flynyddol (£137,000 ar gyfer blwyddyn 1) gyda'r amcangyfrif o nifer yr ymchwiliadau ar eu liwt eu hunain (10 neu 15).

Er bod nifer yr ymchwiliadau ar eu liwt eu hunain wedi'u defnyddio i gael yr amcangyfrif o gostau anuniongyrchol, ni chafodd ei fabwysiadu yn yr un modd i gyfrifo'r costau tebygol yr eir iddynt gan swyddfa'r Ombwdsmon.

Byddaf yn myfyrio ar y wybodaeth a gyflwynir yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn sgil argymhelliad y Pwyllgor.

Argymhelliad 14

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn gwneud dadansoddiad sensitifrwydd yn seiliedig ar amcanayfrif y bydd 40% o’r cwynion y bydd yr Ombwdsmon yn eu derbyn yn gwynion llafar, ac yn cyflwyno gwybodaeth am yr effaith ariannol y bydd y newid yng nghanran y cwynion a dderbynnir ar lafar yn ei chael ar y costau sy’n gysylltiedig â’r rhan hon o’r Bill.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn amcangyfrif y bydd 10 y cant o achwynwyr am i'r gŵyn gael ei chymryd dros y ffôn. Mae hyn yn adlewyrchu profiad swyddfa'r Ombwdsmon.

O dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2005 (Deddf 2005), mae gan yr Ombwdsmon yr hawl i dderbyn cwynion llafar fel rhai sydd wedi'u gwneud yn briodol. Fel y nodwyd yn y Memorandwm Esboniadol, ni fydd pob cwyn llafar yn arwain at lwyth gwaith ychwanegol i'r Ombwdsmon gan y byddai cyfran o gwynion llafar wedi dod i law o dan Ddeddf 2005. Er enghraifft, mae'n debygol y bydd cyfran o gwynion a ddaeth i law yn ysgrifenedig o dan Ddeddf 2005 yn newid, o ganlyniad i'r Bil, i gael eu cyflwyno ar lafar.

Wedi dweud hynny, rwy'n fodlon ystyried cynnwys, yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol, dadansoddiad sensitifrwydd yn seiliedig ar 40 y cant o gwynion yn cael eu gwneud ar lafar.

Argymhelliad 15

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cyflwyno gwybodaeth bellach yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol i gyfiawnhau’r costau staff ychwanegol sy’n deillio o’r pŵer i dderbyn cwynion llafar

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae Adroddiad Cyfnod 1 yn nodi bod y Cynghorydd Arbenigol yn awgrymu nad yw cyfiawnhad costau uniongyrchol y pŵer i dderbyn cwynion llafar yn ddigonol.

Mae'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn adlewyrchu cost yr Ombwdsmon yn cyflogi aelod ychwanegol o staff ac uwchraddio swydd bresennol.

Byddaf yn myfyrio ar yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn sgil argymhelliad y Pwyllgor a barn y Cynghorydd Arbenigol.

Argymhelliad 16

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn cynnal dadansoddiad sensitifrwydd o gynnydd cyffredinol yn yr holl gwynion o 10% ac 20%. (nid dim ond cwynion llafar). (nid cwynion llafar yn unig).

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae Adroddiad Cyfnod 1 yn nodi tystiolaeth gan y Cynghorydd Arbenigol a rhanddeiliaid a oedd yn awgrymu ansicrwydd ynghylch nifer y cwynion a fyddai'n arwain at gostau ychwanegol i gyrff cyhoeddus (h.y. cost y 25 o gwynion ychwanegol).

Wrth gyrraedd y gost, mae'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn tybio y bydd nifer y cwynion ychwanegol yn parhau'n gyson dros y pum mlynedd.

Gan fod yr argymhelliad yn ymddangos yn y cyd-destun hwn, dehonglwyd yr argymhelliad i olygu y dylid diwygio'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol i adlewyrchu cynnydd blynyddol o 10 y cant a 20 y cant yn nifer y cwynion ychwanegol.

Cytunaf y dylai nifer y cwynion ychwanegol adlewyrchu'r twf rhagamcanol yn llwyth achosion cyffredinol yr Ombwdsmon. Bydd yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn cael ei ddiwygio yn unol â hynny.

Argymhelliad 17

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn ceisio darparu mwy o fanylion am y gost i’r sector preifat yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol. Dylid gwneud hyn drwy ymgynghori â Gwasanaeth Dyfarnu ar Gwynion y Sector Gofal Iechyd Annibynnol a darparwyr y sector preifat.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Nid yw'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn cynnwys amcangyfrif o'r gost debygol i'r sector preifat. Rhoddodd y Gwasanaethau Dyfarnu ar Gwynion y Sector Annibynnol (ISCAS) dystiolaeth i'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau ar 13 Rhagfyr 2017.

Fel y nodwyd yn fy llythyr at y Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau dyddiedig 8 Chwefror 2018, rwy'n deall bod ISCAS yn nodi cost dyfarnu ac arbenigwyr clinigol. Fodd bynnag, o dan y trefniadau a gynigir yn y Bil, ni fyddai darparwyr gofal iechyd preifat yn ysgwyddo'r costau hyn (ac eithrio yn yr amgylchiadau eithriadol a nodir yn y Bil lle mae darparwyr wedi rhwystro gwaith yr Ombwdsmon) lle mae cwyn i'r Ombwdsmon sy'n ymwneud â gofal iechyd a gomisiynir yn gyhoeddus ac yn breifat. Y costau i'r darparwr gofal iechyd o dan y cynigion yn y Bil yw'r rheini a fyddai'n deillio o ddarparu cofnodion, manylion am eu hymchwiliadau a'u canfyddiadau i'r Ombwdsmon. O'r hyn rwy'n ei ddeall, nid yw ISCAS yn nodi’r costau i ddarparwyr gofal iechyd preifat o ddarparu gwybodaeth i ISCAS a chydweithio ag ymchwiliad/dyfarniad ISCAS .

Byddaf yn ymgynghori ag ISCAS i ganfod a oes digon o dystiolaeth briodol a dibynadwy i fod yn sail i amcangyfrifon. Fodd bynnag, fel y nodwyd yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol, nid yw ISCAS yn cwmpasu'r holl ddarparwyr gofal iechyd preifat. Felly, byddaf hefyd yn ymgynghori â Chymdeithas Gofal Iechyd Annibynnol Cymru yn hyn o beth.

Argymhelliad 18

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn adolygu’r Memorandwm Esboniadol i gynnwys y datganiad gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar godi gwariant ar Gronfa Gyfunol Cymru.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mynegodd Archwilydd Cyffredinol Cymru y safbwynt hwn yn ei lythyr at y Pwyllgor Cyllid dyddiedig 6 Hydref 2017 yr wyf wedi ymateb iddo ar 7 Tachwedd 2017.

Rwy'n cytuno i gynnwys datganiad Archwilydd Cyffredinol Cymru yn y Memorandwm Esboniadol diwygiedig ar ddiwedd Cyfnod 2.

Argymhelliad 19

Rydym yn argymell bod yr Aelod Cyfrifol yn adolygu’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r canllawiau yn Llyfr Gwyrdd Trysorlys Ei Mawrhydi.

Derbyniaf yr argymhelliad hwn. Mae Adroddiad Cyfnod 1 yn cyfeirio at gyflwyno costau mewn termau real a phrisiau cyson. Mae hefyd yn nodi'r dybiaeth nad yw costau staff yn cynyddu 1 y cant yn gyson â'r Llyfr Gwyrdd o ystyried y gyfradd chwyddiant gyfredol.

Yn ystod y sesiwn dystiolaeth i'r Pwyllgor ar 25 Ionawr 2018, nodais na fyddai diwygio'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol i hepgor y codiadau cyflog blynyddol yn arwain at newid sylweddol i'r amcangyfrifon cost. Mae'r cyfanswm effaith wedi'i feintio rhwng £30,148 a £32,245. Byddaf yn diwygio'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol yn unol â hynny.